Trợ Lý Tổng Giám Đốc

* Giúp việc cho Tổng Giám đốc :

• Giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc chỉ đạo, theo dõi việc lập và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của công ty.
• Phối hợp với các Trưởng phòng ban/ bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
• Giúp Tổng Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các quyết định của Tổng Giám đốc.
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
• Soạn văn bản, luân chuyển văn bản, khai thác thông tin văn bản báo cáo Tỏng Giám đốc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
• Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ
• Truyền đạt thông tin của Tổng Giám đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Tổng Giám đốc.
• Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng, bộ phận, đơn vị và cá nhân theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
• Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với Ban Tổng Giám đốc công ty với các VPDD, Chi nhánh, Công ty thành viên, các phòng ban và các đối tác

* Tổ chức, sắp xếp lịch, làm việc cho Tổng Giám đốc

• Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Tổng Giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Tổng Giám đốc theo tuần/tháng.
• Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Tổng Giám đốc và các đối tác.
• Chuẩn bị cho các chuyến đi công tác của Tổng Giám đốc.
• Tham gia các chuyến đi công tác cùng Tổng Giám đốc và tiếp khách
• Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng TGĐ về lịch công tác của Tổng Giám đốc trong chuyến công tác
• Thông dịch, biên dịch, phụ đỡ cho Tổng Giám đốc trong công tác
• Thay mặt Tổng Giám đốc thực hiện việc đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.

* Tổ chức các cuộc họp và tham gia họp

• Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Tổng Giám đốc.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp
• nội dung đánh giá các cuộc họp.

* Quản lý văn phòng

• Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
• Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Tổng Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
• Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu Quản lý, lưu trữ các tài liệu của Tổng Giám đốc
• Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ
• Các công việc khác theo sự phân công điều động của Tổng Giám đốc.
• Hỗ trợ các phòng ban trong việc thực hiện các chỉ thị của Tổng Giám đốc.
• Theo dõi và báo cáo cho Tổng Giám đốc về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ